ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP PADA KANTOR PELAYANAN KEKAYAAN NEGARA DAN LELANG SURAKARTA

Abstract

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh kondisi pengelolaan arsip KPKNL Surakarta yang
belum optimal, ruang penyimpanan yang terbatas, belum tersususnnya database arsip dan
penyusutan arsip yang tidak lancar. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan
menganalisis pengelolaan kearsipan pada KPKNL Surakarta. Penelitian ini dianalisis
berdasarkan Teori Manajemen POSDCORB menurut Luther Gullick yang menggunakan
indikator: planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting dan budgeting,
Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data
yang dilakukan menggunakan cara triangulasi sumber dan triangulasi teknik. Data
dikumpulkan dengan observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data dilakukan melalui
pengumpulan data, kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip KPKNL Surakarta sudah
cukup efektif namun perlu perbaikan di beberapa aspek yaitu perencanaan, pengorganisasian
dan pengelolaan staf. KPKNL Surakarta telah menyusun rencana yang sistematis terkait
pengelolaan arsip namun rencana tersebut belum dapat dilaksanakan dengan sempurna karena
terdapat berbagai keterbatasan. Masih terdapat kesulitan untuk menemukan arsip lama. Selain
itu, ruang penyimpanan arsip juga tidak mencukupi karena banyaknya volume arsip.
Penyimpanan belum menggunakan rak besi yang sesuai standar. KPKNL Surakarta sudah
membentuk Tim Pengelolaan Arsip setiap tahun namun tidak semua pegawai memahami
pengelolaan arsip. Kepala KPKNL Surakarta telah memberikan arahan dan dorongan terkait
pengelolaan arsip yang baik. Unit Pengolah dan Unit Kearsipan KPKNL Surakarta telah
melakukan sinergi dan koordinasi dalam pengelolaan dan penyusutan arsip. KPKNL Surakarta
telah melakukan pelaporan arsip semesteran secara rutin. KPKNL Surakarta telah memiliki
anggaran yang cukup memadai untuk memenuhi kebutuhan sarana penyimpanan dan sarana
pengamanan arsip kecuali rak besi dan honorarium tim karena terdapat aturan tambahan terkait
hal tersebut.
Kata kunci: analisis, pengelolaan, arsip